Im Art. 5 des DSGVO werden Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten definiert. Zur Unterscheidung wichtiger Verarbeitungstätigkeiten gehören die Verarbeitungstätigkeiten von Verantwortlichen und von Auftragsverarbeitern.

Unter anderen werden in den dazu gehörigen zu führenden Verzeichnissen Kriterien ausgefüllt, die die Verarbeitungstätigkeiten beschreiben.

Dazu gehören die Beschreibung der  Zwecke der Verarbeitung, eine Beschreibung der Kategorien der betroffenen Personen (Kunden, Lieferanten, Interessenten, Patienten, Beschäftigte) in dem jeweiligen Zusammenhang und auch die Verwendungsweisen der Daten.

Aus der unterschiedlichen Komplexität der jeweiligen Unternehmen oder eines Gewerbes ergeben sich im Detail unter Umständen große Unterschiede im Aufwand der Erfassung und der Führung der Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten.